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如何提升民辦學校人事檔案管理水平的若干思考
發布時間:2019-10-10作者:賴莉供稿:校辦點擊數:124

 

摘要:眼下在這個數字化的時代,信息化管理已成必然趨勢,民辦學校人事檔案建設亦是如此。民辦學校人事檔案是人事變動信息的載體,為人才的流動、人才晉升等方面提供了精準可靠的依據。而在實際情況中,人事檔案中往往會出現信息記載混亂、涂改造假、信息缺失等情況,影響學校人事工作的效率。針對這些問題,我們應如何分析和處理,又該拿出怎樣的改進措施,保證人事檔案建設步入正軌,成為擺在學校面前的一大挑戰,這正是本文將要探討的內容。

 

關鍵詞:民辦學校人事檔案  信息化建設  問題與措施

 

在當前大數據時代背景下,信息的使用與傳播打破了時間和空間限制,共享數據成為這個時代的主流。在民辦學校規模不斷擴大到穩定,教職工人數不斷增加的過程中,如何更加高效對流動人員人事檔案進行管理和使用,是時代對我們提出的新挑戰。

學校人事檔案包含了教職工的個人工作情況、獎懲情況、生活經歷、綜合素質、知識結構等方面的內容,與學校各項教育工作的正常開展有著緊密聯系,是民辦學校選拔任用人才的重要依據。為了避免人事檔案信息的不真實性,需要學校加強對人事檔案的管理工作,保證相關信息的完整性、真實性,為學校人事變動、教職工晉升等方面的工作提供信息依據。

 

一、民辦學校人事檔案管理工作中存在的問題

(一)管理制度不健全。在目前的民辦學校人事檔案管理工作中,制度不健全是存在的一個主要問題。就管理現狀而言,制度不健全主要體現在兩個方面:第一是人事檔案管理的責任制度存在缺陷,在實際管理的過程中往往會發生責任遺漏的情況。第二是在管理人事檔案的時候,級別劃分存在問題。等級劃分的衡量標準缺陷嚴重,所以檔案價值的判斷有失標準。目前民辦學校并未能真正管理教職工的人事檔案,對合同制聘用的教職工人事檔案都存放在工作單位或戶口所在地的人才服務中心,檔案存放地分散,信息不共享,大部分民辦學校自身并未對教職工建立人事檔案,更加沒有建立完善的人事檔案審核制度,導致人事檔案工作中經常出現錯誤,或是存在一些違法亂紀的現象,嚴重影響到實際教育教學中的選人用人標準。

(二)教職工人事檔案管理意識差,主動上交人事檔案的積極性不夠。學校對檔案管理的宣傳不到位,導致教職員工對人事檔案認識不夠,認為人事檔案管理無足輕重,對這項工作沒有從思想上予以重視。另外,對學校人事檔案管理信息化建設認識程度不深,沒有明確信息化建設對學校檔案管理工作重要影響,導致教職工出于對安全性和知識產權的保護,不愿把已形成的獲獎資料、證書文件主動上交,也是阻礙學校人事檔案信息化建設的因素。

(三)人事檔案的影像化、數字化管理程度低,影響了使用效率。民辦學校合同制聘用的教職工穩定性不如公辦學校事業編制的教職工,作為流動人員本身流動性強,在各檔案管理部門之間頻繁流動,材料生成變化多,不能及時歸檔,在現有物質設備下,檔案的標準化整理與電子化是需要時間的。因此各單位無法及時在短時間內對其信息實行影像化、電子化。此外,一些學校受到傳統觀念的影響,認為數字化管理方式不安全,且相關設備配備不足,投入的資金有限,導致數字化建設相對落后,無法滿足人事檔案的高效化審核和管理。

 

二、民辦學校人事檔案管理工作的改進措施

(一)強化管理制度,實現制度規范化。建立健全學校人事檔案管理制度,依法依規保障人事檔案管理的開展,使人事檔案管理工作有據可依。由于人事檔案管理和學校管理之間存在著緊密的關聯,其主要負責人事檔案的再利用與管理,因此學校在進行具體的檔案管理工作時要通過相關法律法規來對工作予以規范,確保檔案工作的積極開展。學校要構建檔案管理相應的規章制度,來對具體的檔案管理工作人員予以指導,確保他們能夠熟練掌握學校在人事檔案管理工作方面的具體流程,并讓他們樹立起檔案管理的法制觀念。

(二)加強人事檔案內容建設。加強人事檔案內容的建設,可以參考以下建議:第一,擴大人事信息收集范圍。人事檔案管理部門需要擴大相關信息的收集范圍,包括德、能、勤、廉、績等方面,并實現動態材料的實時收集和更新,并在材料中增加重大項目報告、信訪舉報、政紀處分、個人信用等方面的信息,促進人事檔案的全面性建設和發展。第二,多部門聯合行動。為了保證人事檔案內容的完善和真實,需要多個部門聯合起來,如:人事部門、組織部門、監察部門等,共同做好檔案資料審核和監督工作,保證檔案材料信息的準確和真實。第三,加強監督工作。在人事檔案內容建設的過程中,需要加強監督工作,如:監督檔案資料信息的真實性、監督相關審核和管理人員的作風和行為、監督審核和管理人員的綜合素質和責任感等,使人事檔案審核工作人員能夠以更加嚴謹的態度來進行審核,保證檔案資料信息的準確性和規范性,保證信息的安全與完整。

(三)加強人事檔案信息化建設。加強人事檔案的數字化建設對審核工作有著一定的促進性作用,學校的人事檔案是寶貴的人才信息資源庫,應利用各種新技術和資源,提高檔案工作效率,延長人事檔案的壽命,最大限度發揮檔案信息的作用。特別是在大數據時代,應基于信息技術的支持做好人事檔案的收集工作、分析工作,學校要從軟硬件兩個方面加強人事檔案管理的信息化建設,提高檔案信息的利用率。例如在硬件上增加建設檔案管理基礎設施的投入,定期檢修相關硬件設施設務情況,確保其順暢運行;在軟件上按照人事檔案管理需要優選合適的軟件,做好安全控制,安裝防火墻和補丁,實現信息加密,確保人事檔案信息的安全性、完整性。另外,基于計算機系統完善管理人事檔案的流程,建立信息庫,為利用者快速準確地調出所需檔案信息;轉變人事檔案存儲模式,通過信息化手段確保及時更新檔案數據信息,實現動態化管理,了解人員的個人技能特征、工資發放情況以及獎懲情況、流動情況等;構建人事檔案管理數據庫,為單位的決策者配置人力資源提供參考,促使人才和崗位匹配,為單位的運作、管理與發展提供便利。

 

三、結束語

為了促進民辦學校人事檔案管理工作的發展,學校需要先認清當前檔案管理工作中存在的問題,并以這些問題為基礎,采取適當的措施來解決這些問題,建立檔案管理和審核的長效機制,加強人事檔案內容的建設,并抓住互聯網技術的的變革浪潮加快人事檔案數字化建設,為學校的長遠發展奠定良好的人力基礎。

 

參考文獻:

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